10 способів підвищити особисту ефективність
10 способів підвищити особисту ефективність
Для тих, кому бракує сили волі розвивати особисту ефективність, будуть корисні прості поради, які можна освоїти досить швидко і ефект від яких буде миттєвим і відчутним:
1. Плануйте по три головні завдання дні, тижні і місяці
Почніть робочий тиждень з питання: «Якщо б сьогодні була п’ятниця, які три речі я хотів би бачити виконаними?» Приклад: «Підготовлена презентація для ради директорів», «Я пробіг сумарно 20 км» або «Я сходив з дитиною в аквапарк». На початку кожного дня формулюйте відповідь на аналогічне питання стосовно до дня. В ідеалі цілі на день повинні узгоджуватися з цілями на тиждень.
У п’ятницю проводите аналіз зробленого за будні, а також того, як йдуть справи в різних сферах. Визначте три сфери, в яких справи йдуть добре, і ще три «проблемних». У наступний понеділок при складанні плану на тиждень враховуйте це.
Такий підхід можна використовувати для планування і місяці, і роки. Він дозволяє концентруватися на цілі, а не на засобах її досягнення, іншими словами — бути гнучким у своєму підході, але постійно пам’ятати про пріоритети.
2. Візуалізуйте плани
Багато хто думає, що довгострокові плани — це список завдань в Excel. Однак плани можна не тільки записувати, але і малювати. І не обов’язково на папері — можна просто в уяві. Я не візьмуся пояснювати природу цього феномена, будь-хто може прочитати про це тисячі книг. Скажу лише, що наш мозок не здатний провести межу між реальним та передбачуваним подією, і якщо періодично представляти собі бажане (все одно що: підвищення в посаді, покупка автомобіля або занурення з аквалангом), то підсвідомо з’являється прагнення це виконати. А як тільки процес запущений, наш мозок починає активно шукати шляхи реалізації задуманого.
Починайте кожен день з того, щоб якомога яскравіше уявити його позитивний результат. І не забувайте час від часу візуалізувати глобальні плани. Посадити дерево, побудувати будинок, виростити сина — це відмінні цілі, але краще заздалегідь уявити, що це буде — сосна або береза (ну і так далі). Швидше виросте!
3. Перестаньте розгойдуватися
Як зазвичай починається робочий день? Приходиш, вмикаєш комп’ютер, читаєш новини, стрічку в facebook, завариваешь кави, базікаєш з колегами. Іноді розгойдування затягується до обіду, а після наша ефективність починає знижуватися. До речі, рівно навпаки відбувається під час відпустки. Перший час продовжуєш за інерцією судорожно перевіряти телефон, відповідати на листи і т. д. Розслабитися буває так само складно, як і почати працювати.
Рецепт такий: формуємо умовний рефлекс, як у собаки Павлова, створюємо асоціативний зв’язок між певним унікальним (що дуже важливо!) дійством і початком активного робочого дня. Подією, яка у вас буде пов’язано виключно з початком роботи і нічим іншим (з цієї причини чашка кави, наприклад, не підходить, тільки якщо ви не п’єте одну чашку кави і тільки в робочі дні і тільки перед початком роботи).
Що це може бути? Мій друг, наприклад, кожен раз, коли наближається до офісу, слухає через навушники саундтрек до «Зоряним війнам». Його мозок вже засвоїв, що слідом за цією музикою слід інтенсивна робота, тому кожен раз, коли він чує цей «сигнал», спрацьовують нейронні зв’язки, і він швидко налаштовується на робочий ритм.
4. Медитуйте
Дуже важливо вміти не тільки швидко втягуватися в робочий процес, але і швидко розслаблятися. Як добре відпочити за 20 хвилин в середині дня? Відповідь — медитація. У багатьох людей цей процес асоціюється зі складними східними практиками, мало доступними простим смертним. Насправді все не так важко. Скачайте, наприклад, додаток Headspace, яке допоможе при щоденній практиці освоїти медитацію приблизно за місяць і привчить медитувати регулярно. Робити це можна в машині, в офісі, після обіду в парку на лавці — де завгодно.
Медитація дозволяє за 15-20 хвилин повністю відновити сили для продовження робочого дня. І не тільки. Вона допомагає краще концентруватися, швидше входити в будь-яку тему, а значить, підвищує якість того, що ви робите. На терапевтичному рівні медитація знімає стрес, покращує сон і настрій. На більш глибокому — наводить думки у відповідність з реальністю, що робить глибокий вплив на життя. Але це вже зовсім високий політ.
5. З’їдайте по одній «жабу» в день
У кожного з нас є список улюблених справ — в одній з популярних методик ефективності їх називають «жабами». Ну, наприклад, звітувати перед начальником. Або мити посуд. Не важливо. Завжди є якісь завдання, які треба вирішувати, але дуже не хочеться. Це і є «жаби». Зазвичай з ними чинять так: відкладають їх максимально на «потім», а потім знову на «потім», поки начальник не подзвонить сам або не закінчиться вся чистий посуд в будинку. Погодьтеся, не найпродуктивніший підхід.
Боротися з «жабами» і знижувати негативний ефект від необхідності це робити можна тільки одним способом: «з’їдати» по одній в день і обов’язково вранці — на початку робочого дня. По-перше, коли це увійде в звичку, ви вже не будете так мучитися кожен раз, змушуючи себе робити те, що вам неприємно. А по-друге, ви зведете час мук до мінімуму: отмучался вранці — і скинув його з плечей.
6. Вимикайте подразники
Скільки разів, сидячи на нараді або слухаючи лекцію, ви пропускали важливу думку з-за того, що читали пошту на мобільному? А скільки, працюючи над певним завданням, відповіли на дзвінок і починали обговорювати принципово нові питання? А скільки з них були дійсно важливими і вимагали негайної реакції? Ніхто не проти того, щоб тренувати свій мозок для швидкого перемикання з однієї задачі на іншу, іноді це необхідно критично, але найчастіше зовсім не потрібно. Просто ми не вміємо правильно організовувати робочий процес і концентруватися на пріоритетах. І тому весь час відволікаємося.
Продуктивність можна значно підвищити, якщо почати слідувати чітким правилом: не відповідати на телефон, e-mail, повідомлення в месенджері відразу після отримання. Навчитеся їх ігнорувати. Перекидайте нетермінові дзвінки і справи в папку «TO DO». Розгрібати все це один або два рази в день. Якщо ваша робота безпосередньо залежить від таких повідомлень — то чотири рази на день. Налаштуйте пошту, телефон та інше так, щоб вас турбували тільки дійсно важливі і термінові дзвінки та повідомлення. Якщо ви не співробітник колл-центру, такий підхід тільки поліпшить вашу продуктивність.
7. Концентруйтеся на «помідорах»
Ще одна дуже відома і не складна в реалізації методика концентрації і управління часом — Pomodoro (кажуть, що розробляючи її, автор користувався таймером у вигляді помідора, звідси і назва). Її суть проста: 25 хвилин працюємо і 3-5 хвилин відпочиваємо, після кожного четвертого робочого проміжку відпочиваємо 15-30 хвилин. Така техніка дозволяє зосередитися на певній завдання і вирішити її у більш короткий проміжок часу. І при цьому не перевантажувати себе. В ідеалі це виглядає так: пишемо список «помідорів» — ключових завдань дні, а потім кожний наступний проміжок часу працюємо над одним з них, після — обов’язково відпочиваємо. Думаю, що такий підхід більше підходить тим, хто займається якоюсь справою довгою, не сходячи з робочого місця, наприклад, програмістів, які пишуть програму, або бухгалтерам, складають звіт. Хоча дрібні завдання можна групувати в блоки, наприклад, «відповісти на всі короткі e-mail за день».
Тут дуже важливо правильне розуміння відпочинку — він повинен принципово відрізнятися від роботи. Наприклад, якщо ви сидите за комп’ютером, то відпочинок в жодному разі не означає, що ви відкриєте якусь гру або залізете в facebook. Ви повинні встати і зайнятися чимось зовсім іншим — погуляти, зробити зарядку, зателефонувати дружині і т. д. А потім повернутися до своїх «помідорів».
8. Складіть список єдинорога»
Це популярна методика запам’ятовування інформації. Вона допоможе утримати все необхідне в голові і вчасно згадати те, що потрібно. Працює так: потрібно скласти для себе два-три базових списку з десяти-двадцяти пунктів кожен. Класичний приклад — «Список єдинорога» (називається так за першої речі у списку, який необхідно запам’ятати), де кожен з пунктів пов’язаний з певним числом від 1 до 10. Єдиноріг (один ріг) — перший, далі може слідувати розетка (дві дірки), триколісний велосипед (три колеса) і т. д. Другий список може бути побудований з різних частин тіла зверху вниз: голова, очі, шия, плечі і т. д.
Після того, як ви визначилися зі списком, діємо наступним чином: запам’ятовуючи якийсь обсяг інформації, розбиваємо її на частини і кожну з частин асоціюємо з певним елементом у списку (з обов’язковою візуалізацією). Це дуже зручно, коли, наприклад, готуєшся до виступу і «прив’язуєш» кожен її теза до певного об’єкту у своєму «списку єдинорога». Образи врізаються в мозок сильніше, ніж слова і смисли, тому їх легше запам’ятовувати, а разом з ними і відповідну їм інформацію.
9. Використовуйте B-ALERT
Абсолютно простий в реалізації і дуже ефективна система підвищення особистої ефективності. Кожна буква в абревіатурі назви відповідає певному діянню, яке потрібно виконувати кожен день.
B – Blueprint, або план: фіксуємо з вечора все найважливіше на наступний день.
A – Action – дія: послідовно виконуємо.
L – Learning – навчання: раз в день обов’язково відкриваємо для себе щось нове. Читання корисної статті, прослуховування аудіокниги, перегляд відеоролика – все, що завгодно. Не треба витрачати час на тригодинні лекції, розвиватися можна, коли ви стоїте в пробці і т. д.
E – Exercise – вправи: або спортзал, або просто зарядка зранку, будь-які фізичні навантаження.
R – Rest/Relax – відпочинок протягом дня: прогулянка, медитація, просто розслаблення без роботи і якоїсь діяльності.
T – Thinking – роздум за результатами дня, візуалізація майбутнього, планування довгострокових цілей.
ДО B-ALERT можна додавати те, що важливо саме для вас. Я, наприклад, дописав ще дві літери: G – Gratitude – час для висловлення подяки кому-небудь або себе, і L – Laughing – сміх для збереження позитивного настрою по житті.
10. Аналізуйте минулий день
В кінці кожного дня потрібно виділити 5-10 хвилин часу, щоб проаналізувати все, що ви встигли і не встигли зробити сьогодні, а також наскільки добре у вас це вийшло. Іноді здається, що всі пріоритети розставлені правильно, завдання вирішуються грамотно, а все одно — чверть списку справ на день залишається невиконаною. При найближчому розгляді виявляється, що причина не в неправильним досягненні цілей, а в непередбачених обставин: наприклад, вам несподівано подзвонив начальник і завантажив терміновим новою справою. Це означає, що не були враховані ризики форс-мажору, і на майбутнє варто це робити.
Іншими словами, в кінці дня варто тверезо поміркувати про те, наскільки правильно були розподілені сили, правильно все сплановано, наскільки оптимальний шлях вибраний. Потрібно відзначити все, що було зроблено добре (і обов’язково похвалити себе за це) і що могло б бути краще.
